Registros financieros: Qué tirar y cuándo

Los extractos bancarios, las facturas de tarjetas de crédito, los cheques cancelados y otros documentos pueden ser útiles a efectos fiscales, como prueba de una transacción o pago, o por otras razones. Pero, ¿cuánto tiempo hay que conservarlos?

No existe una regla fija sobre cuándo es seguro deshacerse de los documentos financieros. Una cosa que hay que recordar, sin embargo, es que las normas fiscales federales le obligan a tener recibos y otros registros que respalden los elementos de su declaración de impuestos durante todo el tiempo que el IRS pueda cobrarle impuestos adicionales.

Básicamente, el IRS tiene alrededor de seis años para evaluar los impuestos adicionales si usted no declaró sus ingresos en más de un 25 por ciento. Muchos asesores fiscales recomiendan conservar todos los registros fiscales durante unos siete años, lo que permite un tiempo adicional para cualquier retraso imprevisto que pueda haber ocurrido en la tramitación de su declaración.

Teniendo en cuenta las consideraciones fiscales, he aquí algunas sugerencias que pueden tener sentido para muchas personas.

Extractos de tarjetas de crédito y cuentas bancarias: Guarde los que no tengan utilidad para la declaración de la renta durante un año aproximadamente, pero los que tengan importancia fiscal deberían guardarse durante siete años.

Cheques cancelados: Los que no estén relacionados con nada de lo que declare en su declaración de la renta y no sean necesarios para demostrar que ha pagado una factura o una deuda, probablemente puedan destruirse una vez que haya comprobado que su extracto bancario es correcto. Pero los cheques cancelados que respaldan su declaración de la renta, como contribuciones benéficas o pagos de impuestos, probablemente deban conservarse durante siete años.

También puede conservar indefinidamente los cheques cancelados y los recibos o documentos relacionados con la compra o venta de una vivienda, reformas u otras mejoras en un inmueble de su propiedad. Pero una vez vendida la vivienda y transcurridos otros siete años, los cheques relacionados con renovaciones o mejoras pueden destruirse.

Por supuesto, muchos bancos y cooperativas de crédito ya no devuelven los cheques cancelados. Si no recibe los cheques cancelados con sus extractos, puede solicitar copias. Lo más prudente es solicitar copias de los cheques importantes poco después de recibir el extracto. Alternativamente, debería conservar la información de su extracto bancario para poder solicitar copias si le auditan en el futuro. (En general, los bancos que no devuelven los cheques originales a los clientes están obligados a conservar copias de los cheques durante siete años)

Además, si lleva los registros electrónicamente, asegúrese de hacer copias de seguridad de sus datos. Puede almacenarlos de varias formas (en CD, unidades flash, etc.), pero como la tecnología antigua ya no es compatible, tendrá que transferir sus datos antiguos a soportes nuevos. Otra opción es investigar distintas empresas que ofrecen copias de seguridad y almacenamiento en la nube en línea, gratis o por un módico precio.

Recibos de depósitos, cajeros automáticos, tarjetas de crédito y débito: Guárdalos hasta que la transacción aparezca en tu extracto y hayas comprobado que la información es correcta. Las excepciones serían los recibos de artículos caros. Si están en garantía o tienes que presentar una reclamación al seguro, esos recibos pueden resultarte útiles.

Por último, antes de tirar a la basura cualquier documento que contenga un número de la Seguridad Social, un número de cuenta bancaria u otra información personal (especialmente financiera), tritúrelo para evitar ser víctima de un robo de identidad.

Si desea más información sobre qué documentos tirar y cuándo, consulte a su contable, abogado u otro asesor de confianza.